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檔案歸檔管理辦法

（試行版）

為加強檔案管理工作，提高檔案管理工作質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及集團有關(guān)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司檔案工作的實際情況，制定本辦法：

一、檔案管理

（一）公司檔案實行集中與分級管理相結(jié)合的原則

公司檔案管理人員負責公司主體檔案的管理，并對各戰(zhàn)隊檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。

（二）檔案管理專員履行下列職責

1.貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定本公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度；

2.統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作；

3.指導各戰(zhàn)隊文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；

4.監(jiān)督、指導各戰(zhàn)隊所屬機構(gòu)的檔案工作。

（三）檔案管理要求

1.歸檔日期：每月2號；

2.各戰(zhàn)隊提報一名檔案聯(lián)絡人（本辦法試行后當日報送），負責歸檔材料的收集和整理，按歸檔時間要求每月固定向公司檔案管理專員移交戰(zhàn)隊檔案集中管理。

二、檔案的立卷歸檔

1.檔案的歸檔內(nèi)容包括公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、人事資料、信用材料、技術(shù)資料、設備資料、各級報告、體系認證、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料、公司專題會、經(jīng)理辦公會、其他重要會議材料等具有可查性、具有保存價值或參考價值的文件資料；

2.業(yè)務活動中的有關(guān)請示、報告上級領(lǐng)導批復。依據(jù)其屬性分別由相關(guān)戰(zhàn)隊保存原件，其它重要報告，在公司資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦專員整理后每月定期移交檔案管理專員。歸檔范圍外的請示報告可由各戰(zhàn)隊自行保管；

3.移交檔案管理專員的文件資料原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門必須保留的，各戰(zhàn)隊保存復印件，并附說明；

4.由公司對外簽訂的合同應保存原件，檔案室、財務和相關(guān)戰(zhàn)隊各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由檔案室保存原件；

5.電子文件實行集中統(tǒng)一管理，歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成；

6.各戰(zhàn)隊及時將已完工項目的電子文件移交檔案管理專員歸檔，移交時做到數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準確、利用安全、編目規(guī)范、賬目一致、手續(xù)清楚，移交清單壹拾貳份，交接雙方簽字后各執(zhí)壹份；

7.檔案管理員負責電子文件歸檔前的監(jiān)督、指導工作，以及歸檔檢查驗收和接收后的統(tǒng)一編目、保管、開發(fā)利用，做到外觀完好、整潔無損、記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的準確率；

8.公司歸檔范圍，參照集團2017年《檔案管理辦法（試行）》第二章執(zhí)行。

三、檔案的整理與分類

參照集團2017年《檔案管理辦法（試行）》第三章執(zhí)行。

四、檔案的銷毀

1.檔案銷毀的具體工作由檔案室承辦，對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊立卷歸檔，永久保存。

2.對戰(zhàn)隊檔案擬銷毀的，經(jīng)戰(zhàn)隊負責人簽字同意后，連同銷毀檔案的書面報告送公司經(jīng)理簽字批準。

3.銷毀檔案時要有二人以上，并由戰(zhàn)隊負責人監(jiān)銷，共同在銷毀清冊上簽字。

五、檔案的保密安全

1.檔案管理專員、各戰(zhàn)隊檔案負責人和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度，認真做好保密工作。

2.檔案專員必須嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，履行借閱登記手續(xù)，認真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。

3.借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間，不許轉(zhuǎn)借他人，不許私自勾畫、撕頁或銷毀。

4.任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，如有泄露和公布檔案內(nèi)容者，應視情節(jié)輕重，按公司《檔案管理規(guī)范及檢查記錄表》的規(guī)定嚴肅處理。

5.檔案管理專員向借閱檔案者提供、出具有關(guān)證明時，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假；涉及公司機密的檔案材料，必須公司經(jīng)理同意后再作決定，嚴防泄密。

6.檔案室禁止吸煙，嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入檔案室，明顯處要有安全防火設備及滅火器。

7.非檔案管理人員，未經(jīng)批準不準進入。

8.檔案管理專員必須對檔案室進行定期檢查，鎖好門窗、檔案柜。

六、檔案的利用

1.借閱非機密性的文件，由各戰(zhàn)隊負責人審批后，辦理借閱登記手續(xù)。

2.借閱秘密級文件，必須由各戰(zhàn)隊隊長簽字，并報公司經(jīng)理審批，辦理借閱登記手續(xù)后，方可借閱。

3.涉及核心機密文件必須由公司經(jīng)理審批并辦理借閱登記手續(xù)就地查閱。

4.借閱檔案應嚴格履行手續(xù)，做好借閱登記，當面點交清楚。歸還時嚴格檢查，并在借閱登記表上登記好歸還日期。借閱者要愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損毀、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。如需摘抄檔案內(nèi)容或復印檔案資料，應由公司經(jīng)理批準并在借閱登記表中注明摘抄和復印內(nèi)容。檔案交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，檔案管理專員應及時報告戰(zhàn)隊隊長，逐級上報。

5.對借閱的文件在限定的時間內(nèi)還未歸檔者應及時催退（催退當日歸還檔案），以防文件遺失或影響他人借閱。如需再借，應辦理借閱手續(xù)。

6.外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，主管戰(zhàn)隊簽署意見后，經(jīng)公司經(jīng)理書面批準后方可借閱。

7.檔案管理專員對查閱檔案及歸還檔案，均應在檔案室借閱登記表上進行登記；對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

七、附則

1.人力資源檔案參照國家人力資源部《國家人事檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.會計檔案參照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3.公司制定的其他檔案管理辦法及保管期限，為本辦法的補充。

4.本辦法自印發(fā)之日起試行。